대기업 10년차. B2B 제안을 하는 일을 하다 보니 자연스럽게 PPT를 잘 다루게 되었다. 되돌아보면 일이 많아 바쁘고 힘든 날이 굉장히 많았었지만, 그 덕분에 회사에서 PowerPoint 사내강사로 지정되어 강의를 할 정도가 되었다. PPT가 굉장히 오래 된 MS tool임에도 불구하고 여전히 많은 사람들이 PPT를 어려워하는 것 같다.
이 글을 보는 모든 사람들의 칼퇴를 도와주고자 나만의 tip을 글로 정리해보려 한다. 첫번째 포스팅은 PPT를 시작하기 전 반드시 세팅해야 할 7가지! PPT 기초 설정에 대한 글이다.
목차 (클릭 시 해당 글로 빠르게 이동함)
- 1. 한/영 자동고침 해제하기
- 2. 자동복구 저장 시간 설정하기
- 3. PPT 공유 시 글꼴 깨지지 않도록 글꼴 포함하여 저장하기
- 4. 실행취소 최대 횟수 늘려놓기
- 5. 기본 이미지 크기 및 품질 설정하기
- 6. 빠른 실행도구 모음 설정하기
- 7. 기본 텍스트, 도형 설정하기
기초설정 1. 한/영 자동고침 해제하기
한/영 자동고침 기능은 편리할 때도 있지만 불편한 경우도 있다. 나는 제안서를 자주 작성하였기에 회사 로고를 쓸 경우 종종 발생했는데, 예를 들어 sk hynics를 작성하려고 했는데 ‘sk’가 자동으로 ‘나’로 변환이 되어 불편한 경우가 많았다. [옵션]-[언어 교정]-[자동 고침 옵션]에서 한/영 자동 고침의 체크를 해제하자. 이러한 불편함을 없앨 수 있다.
기초설정 2. 자동복구 저장 시간 설정하기
PowerPoint에는 작업 중 컴퓨터가 멈추거나, 혹은 갑자기 꺼지는 등 문제가 발생할 경우를 대비하여 자동복구 기능이 있다. [옵션]-[저장]에서 ‘자동 복구 저장 간격’ 기능이다. 기본으로 10분으로 설정이 되어 있는데, 자동복구 저장 시간을 5분처럼 짧게 조정해서 작업 손실을 최소화 할 수 있다. 단, 자동복구 저장 시간이 짧아지면 PC 성능에 영향을 줄 수 있다는 점은 감안하자!
기초설정 3. PPT 공유 시 글꼴 깨지지 않도록 글꼴 포함하여 저장하기
개인적으로는 PPT를 본격적으로 만들기 전, 가장 먼저 설정하는 요소로 매우 중요하게 생각하는 부분이다.(중요도 : ⭐⭐⭐⭐)
파워포인트 프레젠테이션을 공유할 때, 다른 컴퓨터에서는 사용한 글꼴이 없어 깨질 수 있다. 글꼴을 함께 저장하면 이를 방지하기 위해 프레젠테이션에 사용된 글꼴을 포함하여 저장하는 옵션을 활용하세요. [옵션]-[저장]에서 ‘파일의 글꼴 포함’을 체크하자. 모든 문자 포함은 파일의 용량이 커지므로, 프레젠테이션에 사용되는 문자만 포함으로 선택할 것을 권장한다.
기초설정 4. 실행취소 최대 횟수 늘려놓기 (중요!)
상기 3번과 더불어 PPT를 본격적으로 만들기 전, 설정해두는 중요한 요소이다.(중요도 : ⭐⭐⭐)
작업 시 실수하거나 원래 작업으로 되돌리고 싶은 경우 실행취소를 한다. Ctrl+Z로 실행취소를 하는데, 이 횟수가 무한정이 아니다. 기본 20회로 되어 있고, 설정에서 횟수를 변경할 수 있다. [옵션]-[고급]에서 실행 취소 최대 횟수 조정할 수 있고, 나는 보통 100회 정도로 변경하여 작업을 시작한다.
기초설정 5. 기본 이미지 크기 및 품질 설정하기
PPT가 생각보다 용량을 크게 잡아먹는다. 이미지가 많이 들어가기 때문인데(이미지 용량이 크다 → 파일 용량이 크다 → PC 성능에도 영향을 줘 PPT가 느려진다), 중요한 파일이 아닌 경우에는 이미지 용량을 줄여서 파일의 크기를 줄이는 게 좋다. [옵션]-[고급]에서 기본 해상도 조정을 할 수 있고 기본으로 고화질로 설정이 되어 있는데 220ppi(인쇄) 또는 150ppi(웹)으로 해도 괜찮게 작업할 수 있다. 단, 이미지가 중요한 프로젝트 ppt를 만들 경우라면 기본설정인 고화질을 유지하자!
기초설정 6. 빠른 실행도구 모음 설정하기
빠른 실행도구는 PPT를 설치하자마자 설정해두는 개인적으로 가장 가장 중요하게 여기는 요소이다. 말 그대로 빠른 업무를 도와주기 때문!(중요도 : ⭐⭐⭐⭐⭐)
자주 사용하는 기능들을 빠르게 접근할 수 있도록 별도의 아이콘을 만들어준다고 생각하면 된다. 설정할 수 있는 방법은 2가지인데, 1) [옵션]-[빠른 실행도구 모음]에서 설정하거나, 2) 자주 사용하는 메뉴 위에서 ‘마우스 우클릭’ 후 ‘빠른 실행 도구 모음에 추가’ 클릭해서 설정할 수 있다.
굉장히 빠르게 작업할 수 있고, 편리해서 업무 효율을 늘려준다. 내가 자주 사용하는 메뉴들은 PPT를 설치하자마자 설정해둔다. 도형 서식, 텍스트 서식, 정렬 등을 설정해두는데 이 부분은 다음 시간에 자세하게 포스팅하겠다.
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기초설정 7. 기본 텍스트, 도형 설정하기
PPT를 작성하다 보면 자주 사용하는 텍스트와 도형이 있는데, 이를 기본 텍스트와 도형을 미리 설정하면 작업 시간을 단축할 수 있다. (일관성도 있고!) 기본으로 설정하길 원하는 도형을 ‘마우스 우클릭’한 후, ‘기본 도형으로 설정’을 클릭하면 된다.
이후에 포스팅할 내용들을 미리 보기로 알려주자면 빠른 실행도구 모음, 눈금자/가이드라인 설정과 슬라이드쇼 다루기, 그리고 알아두면 좋을 PPT 단축키 등이 되겠다.
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